TALLER Nº 4
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
1. Leyes y normatividad vigente para el funcionamiento de la unidad de archivo y correspondencia.
-LEY 80 DE 1989. Crea el Archivo General de la Nación de Colombia.
-LEY 80 DE 1993. (Art.39 y 55) Estatuto de Contratación Administrativa.
-LEY 4 DE 1913. Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos.
-LEY 47 DE 1920. Sobre protección del patrimonio documental y artístico.
-LEY 45 DE 1923. (Art.99) Sobre conservación de documentos bancarios.
-LEY 163 DE 1959. Sobre protección de patrimonio cultural.
-LEY 39 DE 1981. Sobre microfilmación y certificación de archivos.
-LEY 23 DE 1982. Sobre derechos de autor.
-LEY 57 DE 1985. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.
-LEY 190 DE 1995. Estatuto Anticorrupción (Arts.27 y 79).
-LEY 270 DE 1996. Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en la Administración de Justicia (Art.95).
-LEY 527 DE 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
-LEY 951 de 2005. Acta de Informe de Gestión. (proceso de entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado Colombiano, al término e inicio del ejercicio de un cargo público).
-Ley 594 de 14 de julio del 2000
-Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.
- Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.
-Acuerdo 060-2001.
-Articulo 3. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.
2. Normas técnicas para el buen funcionamiento de la unidad de correspondencia y archivo
. NTC 3369: Elaboración de sobres comerciales:
Esta norma, nos da las pautas que se deben tener en cuenta a la hora de realizarlos, y la forma en que va distribuido forma parte de la una unidad de correspondencia; ya que a la hora de enviar por correspondencia una carta administrativa o documento en especifico de la institución, este nos sirve como una cubierta que guarda y protege el documento que guardemos dentro, todo esto para la protección de envío y de una entrega segura.
. NTC 3393: Elaboración de cartas Administrativas:
Es una norma técnica Colombiana que sirve para realizar una comunicación escrita, esta es utilizada para manejar información, entre empresas, personas naturales y así mismo para la relación entre empresas y empleados. Esta nos muestra una forma correcta de realizar las cartas administrativas; como lo son sus estilos, sus zonas, sus partes, sus aspectos más importantes, sus generalidades y sus márgenes. Todo esto en relación a la elaboración de una carta correcta y excelente.
.NTC 3394: Elaboración de actas administrativas:
Esta norma nos permite conocer la realización de unas actas ya que es de suma importancia en el tratado de información dentro las empresas e instituciones; ya que este es un documento en el cual se muestra y consta lo sucedido, tratado, mencionado y acordado dentro de una reunión empresarial.
. NTC 3397: Elaboración de memorandos:
Esta norma nos indica la forma correcta en que se elabora un memorando, es igualmente de importante como las demás, ya que es una comunicación escrita de carácter interno de toda empresa; ya que esta se utiliza para transmitir informaciones, orientaciones, y pautas de las diferentes dependencias, como lo sean locales, regionales, nacionales o internacionales.
. NTC 3588: Elaboración de informes administrativos:
Esta norma nos permite como se hace un informe, y es importante dentro de la unidad de correspondencia; ya que este en forma administrativa nos da a conocer o describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto que sea de carácter administrativo.
.NTC 4176: Elaboración de certificados y constancias:
Esta norma nos permite identificar cada una de esta y que se utiliza en debidos casos si es un certificado o una constancia, es de igual importancia como las demás, dentro de la documentación empresarial.
.NTC 422
8: Elaboración de hoja de vida:
Esta norma nos permite conocer cómo y que debemos tener en cuenta a la hora de realizar una hoja de vida, es importante para la relación entre personas que laboran en una institución o empresa; en esta se relacionan los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad o labor.
5. Elementos útiles y necesarios para recibo y despacho de documentos.
*Casillero
* Computador
*Fax
*Impresora
*Fotocopiadora
*Hullero
*Lápices y elementos de escritura
*Perforadora
*cosedora
*Reloj de correspondencia
*Papelería
*Sellos de fecha
*Sellos de numero radicado
*sobres
*portapapeles
*planilla de radicación
* hojas bond
